제안서 작성 팁 - 프로젝트 제안서

안녕하세요

날라리기획자 입니다.

이번 기획수업에서는 제안서 작성 팁의 포스팅을 해보도록 하겠습니다. 

제안서의 종류는 상당히 많습니다. 사업 제안서, 광고 제안서, 제휴 제안서, 영업 제안서, 투자 제안서, 프로젝트 제안서(웹사이트/솔루션/시스템 등), 기술 제안서, 연구 제안서, 컨설팅 제안서 등 제안서를 받는 업체의 사업구조, 내용 그리고 요구사항에 따라 더 많아 질 수도 있습니다.

즉, 제안서란 제안하는 업체가 가진 능력(기술, 기능, 용역 등)을 바탕으로 제안을 받는 업체(고객사)가 가지게 될 이익, 기능, 기술의 발달, 효능, 효과를 얻을 수 있도록 의견과 아이디어를 제안하고자 작성하는 문서라고 보시면 됩니다.

이번 수업에서는 그 중에서도 프로젝트 제안서에 대한 이야기를 해보도록 하겠습니다.

읽기전 참고사항

미리 말씀드리자면 제안을 요구하는 업체(고객사)의 요구사항 명세서에는 (RFP: Request For Proposal) 구체적으로 자신들이 원하는 차별점, 목적 등이 없다는 것입니다. 어떠한 기능, 변경의 요구사항은 있으나 경쟁업체와의 차별화되는 포인트나 컨셉은 없다는 것입니다.

  - 다 똑같애....

이 부분은 두 가지 입장으로 갈릴 수 있는데,

하나는 왜 자신들의 제품이나 서비스를 변경하면서 자신들이 가야할 목표와 목적, 경쟁사와의 차별점을 생각하지 않느냐라는 입장이 있습니다. (저도 같은 입장입니다.) 아무리 제안업체(SI 업체)가 좋은기술을 보유하고 있고 다방면의 트렌드와 경쟁사의 현황을 잘 알고 있다고는 하나, 정작 자신들이 가야할 방향과 컨셉, 목표는 정확히 구분을 짓고 가야만 더 훌륭한 품질의 제품. 서비스가 구현될 수 있기 때문입니다.

다른 하나는, 제안하는 업체가 전반적인 내용과 핵심기술을 보유하고 구현하기 때문에 당연히 각 업체의 특성을 파악하고 그 특성과 요구사항에 맞는 제안을 해야 한다는 것입니다.

어느 것이 정답일 순 없겠으나, 그럼 제안업체가 바뀔 때마다 기업의 제품, 서비스가 바뀐다는 것은 제 입장에서 이해하기 힘든 부분이 있습니다. 

이 부분은 그냥 참고 하시면 될 듯합니다.

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1. 제안서 목차 (Index) 및 내용

목차는 회사와 제안 목적과 내용에 따라 달라 질 수 있으나 다음과 같은 항목이 포함되어 있어야 합니다.

서론

  - 표지: 제안의 제목 및 제안서 전체의 템플릿을 대표하는 이미지

  - 회사 이력: 회사의 규모 및 이력(History) 사항 및 수상내역, 레퍼런스(수행한 프로젝트 소개: 

     텍스트 및 이미지로 표현)

  - 제안의 배경: 사회적 이슈 및 변화 환경, 시장, 경쟁적 상황, 기업 환경에 따른 개선, 변경의 

    원인, 필요성 기술

  - 제안의 목적: 제안의 배경을 토대로 한 제안을 하는 목적(Target) 기술

  - 제안의 범위: 고객의 요구사항 분석을 토대로한 제안의 범위(단위별: 웹, 시스템, 플랫폼, 

    유지보수 등) 기술

   

  * 제안의 범위는 곧 계약 조건 및 금액과 직결되는 사항으로 구체적이지 않을 시 예기치 않은 피해를 입을 수도 있습니다.

  - 제안의 전제조건: 성공적 구축에 필요한 고객사의 실무진 협조사항 등 기술

  - 추진방향 및 전략: 프로젝트의 목적, 목표에 접근하기 위한 전략 및 방향 기술

  - 제안의 특징 및 장점: 제안 내용(기술, 기능 등)의 포인트 및 특징 장점을 체계적으로 기술

  - 기대효과: 제안의 내용에 따른 구축 시 얻어질 기대효과 기술

본론

  - 각 단위 별 구축방안 및 전략: 사이트 및 시스템의 구축 방안(구현, 적용, 방향 등) 및 구성요소

    등 실질적 내용 및 장점 기술

  - 각 단위 별 구성도(개념도): 사이트 및 시스템의 내용간 프로세스 및 설계도 기술 (필요에 따라 

    각 사이트, 시스템의 단위 별로 상세 작성)

  - 각 단위 별 특징 설명: 각 단위가 가진 기능별, 프로세스 및 스펙의 특징 및 내용 설명

  - 예상시안: 실제 서비스되는 화면의 기획, 디자인된 시안 예시 제공

  - 단계별 추진 전략: 각 구현 단계에 따른 추진 전략 (프로젝트 수행, 관리 등: 투입, 분석/설계, 

    개발, 테스트 등)

프로젝트 전반의 계획 및 마무리

  - 교육 및 훈련 계획: 구축된 제품, 서비스의 운영을 위한 실무진을 대상의 교육 계획

  - 유지보수(운영) 계획: 구축된 제품, 서비스를 일정 기간 동안 무상(유상)으로 관리하는 계획

    또는 별도 용역 계획에 따른 운영 계획 및 장애 대책 체계 기술 (계약 내용에 따라 기술이전 

    목표와 계획 포함)

  - 품질보증계획: 성공적 프로젝트 구축을 약속하는 품질보증 계획 및 관리, 활동 계획 및 배치

    인원 기술

  - 프로젝트 일정 계획: 프로젝트의 시작~끝의 전체적인 계획 및 일정 기술 (계획수립, 요구분석,

    내용설계, 구조설계, 화면설계, 구축, 단위 테스트 등)

  - 보고 및 검토 계획: 제품 및 서비스의 구현 후 제공되는 보고사항 및 제출 자료, 검수 계획 서술

  - 수행조직, 업무분장, 투입인력 계획: 본 프로젝트를 수행하는 조직의 구조 및 업무내용, 투입되

    는 인력의 현황(이력사항: 이름, 프로젝트 경험, 경력, 학력 등)

  - 가격제안: 전체 프로젝트에 대한 가격 안내 (대체로 따로 별첨하여 밀봉하여 제공)

  - 추가 자료: http://zzannzini.egloos.com/m/466275

위의 내용이 모두 포함될 수도 있고 편집 및 각색되어 제안서에 포함될 수도 있습니다. 자신의 제안내용과 요구사항에 따라 차등 반영하면 될 것입니다.

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2. 제안서 템플릿

(네이버 PPT 템플릿: 이미지를 클릭하면 해당 페이지로 이동합니다.)

제안서 작성을 전문적으로 하는 업체의 경우 담당 디자이너가 있을 것이기 때문에 특별히 신경 쓸 것이 없지만 부득이 하다면 직접 (대부분 기획자 또는 제안 참여자) 작성해야 합니다.

템플릿은 검색을 통해서 충분히 그 데이터를 얻으 실 수 있을 것이나, 촌스럽고 정신없는 템플릿 보다는 오히려 깔끔하고 심플한 제안서가 더 나을 것입니다. (디자인 능력이 없으니 능력을 필요치 아니하는 전략을 택합니다.)

참고로 관공서의 제안서 같은 경우는 세로형, 일반 기업의 경우는 가로형으로 제안합니다.

제안서는 두 가지 타입으로 작성됩니다.

  - 제출용 제안서: 제안의 전체 내용이 하나도 빠짐없이 기술되어 있는 제안서

  - 발표용 제안서: 제안의 주요 내용 또는 발표내용을 간추려 (발표 제한 시간 등에 맞춰) 사용

    하는 제안서

발표하는 스타일이나 제안 업체, 목적과 내용에 따라 달라질 수 있으나 제안서 내용의 필수 요소는 바로 거버닝 메세지입니다.

거버닝 메세지(Governing Message) 란 해당 장표에 나오는 이미지, 문구 등을 문장으로 설명하는 것이라고 보시면 됩니다. 발표의 특성, 내용 등에 따라 삭제 또는 그대로 적용될 수 있으나 제출되는 제안서의 문서에는 필히 작성되어 있어야 합니다.

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3. 제안서 작성 팁

(이미지 출처: http://www.keypointpresentation.com/AboutUs)

  - Simple is the best

이야기와 이미지는 단순할 수록 명료해지기 마련입니다. 하지만 필요하다면 정확하고 자세한 설명이 좋습니다. 특히 기술, 시스템, 장비 측면의 설명에서는 더욱 그렇습니다. 

또한 하나의 장표에 너무 많은 것을 담지 말도록 하며. 1장표 = 1메세지의 원칙을 지켜나가시기 바랍니다.

  - 3 Colors

색은 최대한 자제하는 것이 좋습니다. 가장 효율적인 것은 한 장표에 3~5가지 색을 넘지 않는 것입니다.

(이미지 출처: news.van.fedex.com)

(이미지 출처: 코오롱 블로그)

(이미지 출처: 코오롱 블로그)

하지만 문서의 아름다움은 부차적인 것입니다. 문서의 디자인은 정보를 더 집중적으로 잘 보게 하기 위함이지 절대 이쁘고 화려하게 보이려는 목적이 아님을 기억하시기 바랍니다.

  - 고객사의 요구사항을 정확히 파악하고 그에 맞는 이야기를 써 나갈 것

아무리 좋은 아이디어라도 고객의 특성에 맞지 않으면 무용지물이 될 수밖에 없습니다. 그렇기 때문에 제안자는 고객이 원하고 갈망하는 내용을 정확히 파악하여 그것을 현실성 있게, 정확하게 안내 해 주어야 합니다. 또한 제안자가 모든 것을 알 수 있는 것이 아니기 때문에 제안자는 항상 질문(네트웍에 있는 모든 사람, 인터넷 및 전문 자료 등)할 준비가 되어 있어야 합니다. 

만약 고객(내부 임직원)이 그 제안 내용에 의구심이나 필요성을 느끼지 못한다면 제안 담당자는 반드시 그들을 설득할 수 있는 능력을 보유 해야 합니다. (1차 설득은 제안서 이며, 2차 설득은 발표 입니다.)

  - 왜 우리가 너희와 계약해야 하지?? 라는 궁극적인 물음을 해결해 주는 것입니다.

마지막으로 꾸준한 망치질이 필요합니다. 제안서를 작성 후 지속적으로 읽어보고 오탈자는 없는지, 회사가 하고자 하는 이야기가 정확히 전달이 되었는지, 고객의 입장에서 읽었을 때 막히거나 모르는 부분은 없을 지, 문장이 간단 명료한지에 대한 지속적인 검토가 필요합니다. 

또한 다른 사람(회사)이 작성한 제안서를 많이 탐구하고 제안서 작성의 팁을 지속적으로 습득하는 자기 자신에게 가하는 망치질이 필요한 것입니다.

제안서에도 유행이라는 것이 있으며 제안을 받는 기업의 특징도 있기 마련입니다. 특히 제안은 내가 가진 지식이 많을 수록 무장할 수 있는 무기가 많아 지는 것과 직결된다고 볼 수 있습니다. 고객사 담당자의 정보, 잘 쓰는 문서의 어휘, 분위기, 제안 문화 등 전체적인 지식이 바로 제안자의 무기가 될 수 있는 것입니다.

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제안이라는 작업은 참 많은 사람이 투여되는 고노동의 작업입니다. 귀동냥으로 들은 이야기로는 외국에서는 제안에 참여한 업체에게 별도의 사례금을 준다고 하네요. (우리나라는 국물도 없죠: 노동력 착취, 갑과 을의 부적절한 생태의 스멜...) 

또한 제안발표 시 참여하는 고객사의 사람도 다양합니다. 의사결정권자, 기획, 마케팅, 운영, 개발, 시스템 단 등 다양한 분야의 사람들이 참석해 제안 내용을 검토하게 됩니다. 그들은 대부분 자신의 전문분야의 내용을 주로 보고, 검토하고, 질의하기 때문에 제안자가 그 내용을 모른다면 신뢰를 저버릴 수 있는 계기가 될 수 있기 때문에 지속적으로 제안서와 각 분야별 정보를 확인, 점검하는 것이 제가 드릴 수 있는 가장 큰 제안서 작성의 팁이라고 할 수 있습니다.